Cara membuat mail merge di Microsoft Word 2013

Mail merge merupakan salah satu tool yang tersedia di Microsoft Word 2013, tool ini sangat berguna. Dengan mail merge anda dapat membuat beberapa surat, label, amplop, tag nama dan lainnya dengan mudah. Berikut contoh cara membuat mail merge khususnya untuk membuat surat (Letters).

Cara membuat mail merge di Word 2013 

Pertama. Silahkan anda membuka Microsoft Word 2013. Kemudian anda klik tab “MAILINGS”, lalu anda klik “Start Mail Merge” pada ribbon. Dan terakhir anda klik “Step-by-Step Mail Merge Wizard…”.

Kedua. Lalu anda lanjutkan dengan memilih tipe dokumen yang akan dikirim, apakah anda ingin mengirim surat (letter),  pesan email (e-mail messages), label atau lainnya. Sebagai contoh saya akan memilih “Letter” dan lanjutkan dengan mengklik “Next:Starting document”

Ketiga. Selanjutnya anda bisa memilih apakah anda akan memulai surat dengan dokumen yang sekarang aktif (use the current document), menggunakan template (start from a template) atau anda akan menggunakan dokumen yang telah anda buat sebelumnya (start from existing document). Sebagai contoh saya akan memilih  “use the current document”. Terakhir anda klik “Next: Select recipients”.

Keempat. Pada tahap ini anda akan memilih penerima pesan. Bila anda sudah punya daftar penerima di file excel, maka anda bisa mengklik “Use an existings list” dan klik “Browse…”. Selain itu anda juga dapat mengetikkan daftar penerima baru, caranya anda klik “Type a new list” dan lanjutkan dengan mengklik “Create…”

Kelima. Setelah anda klik create anda akan melihat jendela “New Address List” muncul. Silahkan anda masukkan nama dan alamat lengkap penerima. Untuk menambahkan nama dan alamat yang baru langsung saja anda klik “New Entry” dan untuk menghapusnya pilih salah satu dari daftar dan klik “Delete entry”. Setelah anda selesai memasukkan daftar penerima surat maka anda klik tombol “OK”. Selanjutnya anda akan diminta untuk menyimpan file yang berisi daftar nama.

Keenam. Berikutnya anda akan diminta untuk memilih daftar nama dan alamat dengan cara mencetang. Setelah anda mencetang nama dan alamat terakhir anda klik “OK”

Ketujuh. Setelah selesai dengan tahapan memasukkan dan memilih daftar penerima, selanjutnya anda kembali ke panel sebelah kanan tadi dan anda klik “Next: Write your letter”. Lalu tuliskan surat anda pada bagian dokumen.

Kedelapan. Setelah anda selesai menulis surat, selanjutnya memilih salah satu placeholder. Placeholder ini disebut juga “mail merge fields”, pada bidang ini akan diisi informasi dari data file anda. Misalnya saya akan memilih “Greeting line…”, maka saya akan memposisikan pointer di mana saya ingin menambahkan place holde dan kemudian saya klik “Greeting line…” pada panel sebelah kanan.

Catatan:
Setelah anda mengklik "Greeting line...", maka akan muncul jendela "Insert Greeting Line". Dan anda bisa mengatur Format greetings line, apakah anda ingin menggunakan "Dear" atau "To". Terkahir anda klik tombol "OK"

Kesembilan. Terakhir setelah anda memilih place holder, maka anda kembali ken panel. Kemudian anda klik “Next: Preview your letters”, lalu klik “Next: Complete the merge”, dan akhiri dengan klik “Print” untuk mulai mencetak surat. Dan selesainya lah mail merger anda.